Een overzichtelijke mailbox
07 augustus 2009 | Frederik Meuris
Mailetiquette
Het heeft niet meteen veel te maken met een overzichtelijke mailbox, maar er zijn nog een paar regels die het mailleven een pak aangenamer zouden maken als iedereen ze zou volgen:
- Vraag niet om leesbevestigingen, tenzij je daar binnen je bedrijf toe verplicht bent. Het komt opdringerig over en je correspondent is toch niet verplicht om een leesbevestiging te geven. In de meeste mailprogramma’s kan je trouwens instellen dat een vraag om een leesbevestiging automatisch genegeerd wordt, zodat je correspondent de vraag niet eens te zien krijgt.
- Markeer nooit zomaar een mail als belangrijk. Als je je loodgieter een mail stuurt om te melden dat je toilet verstopt is, is dat voor jou uiteraard belangrijk. Voor je loodgieter is het gewoon een onderdeel van zijn job. Jouw verstopping is voor hem niet belangrijker dan die van de vorige of volgende klant. Als je elke mail als belangrijk markeert, wordt de functie bovendien helemaal nutteloos.
- Geef altijd een kort en duidelijk onderwerp op bij je mail, zodat de ontvanger meteen weet waar het over gaat.
- Zorg voor structuur. Gebruik altijd een aanspreking en sluit af met je naam, tenzij je uiteraard naar je vrienden of familie mailt. Vergeet ook niet om leestekens en alinea’s te gebruiken.
- Verzorg je taal als je vreemden mailt. Schrijf niet in het dialect, vermijd taalfouten en blijf beleefd, zelfs als je een klachtenmail schrijft. Wil je roepen en schelden, dan begin je maar een blog.
- Schrijf niet in hoofdletters. DAT IS NAMELIJK HET COMPUTEREQUIVALENT VAN ROEPEN!
Gerelateerde artikels op Clickx
Reacties
Reageer op dit artikel
5 reacties op dit artikel:
In Outlook kan je ook een "regel" instellen zodat e-mails automatisch naar de gekozen map worden verplaatst. De regel kan op verschillende manieren worden ingesteld. op basis van de afzender, het onderwerp, ... Zo zou kan je bijv. de nieuwsbrief van Clickx automatisch ordenen in een map die je reserveert voor de e-Clickx.
In de Standaard werkbalk van Outlook staat een knop "Regel maken". In menu Extra vind je het item "Regels en waarschuwingen". De wizard wijst je de weg.
Groeten
Sien
Deze functie kan ik toejuichen, maar wat te doen met de duizenden mails die je wel verwijdert maar toch steeds op je harde schijf blijven staan. Kun je die niet definitief verwijderen? Grtjs Djinn
Een e-mail afdrukken en in een map bewaren ?
Sorry, maar mijn intuïtieve reactie was : gaan we nu terug naar het stenen tijdperk ?
