Onmisbare mailtips
Hou deze regels in acht als je gaat mailen
09 juli 2009 | Frederik Meuris
Er wordt elke dag heel wat over en weer gemaild, maar jammer genoeg houdt niet iedereen zich aan de mailetiquette.
Je hoeft je mails daarom niet altijd strikt volgens de bin-normen opstellen, maar er zijn wel een paar regels die het mailleven een pak aangenamer zouden maken als iedereen ze zou volgen.
- Vraag niet om leesbevestigingen, tenzij je daar binnen je bedrijf toe verplicht bent. Het komt opdringerig over en je correspondent is niet verplicht om een leesbevestiging te geven.
In de meeste mailprogramma’s kan je trouwens instellen dat een vraag om een leesbevestiging automatisch genegeerd wordt, zodat je correspondent de vraag niet eens te zien krijgt. - Markeer nooit zomaar een mail als belangrijk. Als je je loodgieter een mail stuurt om te melden dat je toilet verstopt is, is dat voor jou uiteraard belangrijk. Voor je loodgieter is het gewoon een onderdeel van zijn job.
Jouw verstopping is voor hem niet belangrijker dan die van de vorige of volgende klant. Als je elke mail als belangrijk markeert, wordt de functie bovendien helemaal nutteloos.
Denk aan het verhaaltje van de jongen die zich amuseerde zich door te roepen dat hij werd aangevallen door een wolf, waarop heel het dorp hem kwam helpen om enkel te constateren dat er helemaal geen wolf was.
Toen de jongen eens echt werd aangevallen door een wolf en om hulp riep, geloofde niemand hem en werd hij opgegeten. - Geef altijd een kort en duidelijk onderwerp op bij je mail, zodat de ontvanger meteen weet waar het over gaat.
- Zorg voor structuur. Gebruik altijd een aanspreking en sluit af met je naam, tenzij je uiteraard naar je vrienden of familie mailt. Vergeet ook niet om leestekens en alinea’s te gebruiken.
- Verzorg je taal als je vreemden mailt. Schrijf niet in het dialect, vermijd taalfouten en blijf beleefd, zelfs als je een klachtenmail schrijft. Wil je roepen en schelden, dan begin je maar een blog.
- Schrijf niet in hoofdletters. DAT IS NAMELIJK HET COMPUTEREQUIVALENT VAN ROEPEN!
- Stuur geen kettingmails door. Sony Ericsson geeft heus geen gsm's weg, Bill Gates deelt zijn fortuin niet uit en je kan dat zieke kindje echt niet redden door heel je adresboek lastig te vallen.
Heb je zelf nog andere mailergernissen? Deel ze dan gerust met ons op het forum, maar hou in je achterhoofd dat sommige van de bovenstaande regels ook op het internet gelden ;-)
Gerelateerde artikels op Clickx
Reacties
Reageer op dit artikel
6 reacties op dit artikel:
Leesbevestiging vind ik eigenlijk flauwekul omdat het inderdaad zo omzeild kan worden. Maar als er een etiquette bestaat voor diegene die de mail stuurt, wel dan geldt er ook ene voor diegene die de mail ontvangt. Het laatste anderhalf jaar kom ik meer en meer tegen dat er op een mail waarop je normaal gesproken een antwoord verwacht gewoonweg niet meer gereageerd wordt en de verstuurder zodoende op zijn honger blijft zitten. Dan doe je alle moeite van de wereld om aanvragen die je krijgt zo duidelijk mogelijk te beantwoorden maar de geadresseerde vindt het niet meer nodig om nog iets van zicht te laten horen, zowel positief of negatief. Is dat echt zoveel gevraagd om in een paar woordjes duidelijk te maken wat je, van het antwoord dat je kreeg, vond? Het is mijn inziens een elementaie beleefdheid. Maar nee hoor, meer dan de helft van de mensen lapt dit tegenwoordig aan hun laars. En ik heb het hier wel over mails met inhoud en niet de mails met allerlei prietpraat want die mogen van mij inderdaad verticaal geclasseerd worden.
Etiquette, goed en wel, maar wel voor iedereen!
Jan Steen
Leesbevestiging: ik vraag altijd een leesbevestiging, dan weet ik of de ontvanger mijn mail wel degelijk ontvangen en gelezen heeft en niet verloren is gegaan in de diarree van e-mails die men ontvangt. Als de ontvanger geen leesbevestiging geeft, dan sta ik niet in voor de gevolgen (ik hou mijn ontvangstbevestiging wel achter de hand tot het moment dat hij effectief reageert).
Niet iedereen ziet zijn mailadres overal rond slingeren.
Een gouden regel zou moeten zijn:
- gebruik steeds BCC bij het versturen naar meerdere gebruikers
- bij het doorsturen van een bericht : wis de voorgaande afzenders en ontvangers.
erratum: "ook al zouden ze dezelfde inhoud naar dezelfde persoon schrijven dan in de e-mail."
Ik vind de meeste tips die in dit artikel worden gegeven niet meer dan logisch. Voor mij is een e-mail gelijk aan de klassieke (papieren) brief, maar dan op een digitale drager en verspreid via elektronische weg. Ik zou eigenlijk durven zeggen dat e-mail gewoon een technologische ontwikkeling van de brief is. Daarom vind ik ook dat de klassieke regels van de briefwisseling moeten worden gerespecteerd. Het is dus ook normaal dat je een e-mail structureert in een vast stramien met een aanspreking, een corpus en een slotformule. Dat je een verschillende stijl hanteert naargelang de bestemmeling, is natuurlijk ook normaal. Vroeger gebruikte je toch ook een andere stijl voor een brief naar een vriend/vriendin, je ouders, je baas of vreemden?
Het enige verschil tussen e-mail en de klassieke brief is dat e-mail toegankelijker is en sneller gaat. Je zal dus al eens sneller een e-mail schrijven, daar je vroeger eerder zou bellen dan een brief te schrijven. Maar daarin schuilt volgens mij ook de grootste zwakte van het medium. Mensen gaan er veel informeler mee om en lappen vaak alle regels aan hun laars (zoals ook al uit Johnsons reactie blijkt). Een papieren brief is voor veel mensen immers "afstandelijker", ook al zouden dezelfde inhoud naar dezelfde persoon schrijven dan in de e-mail.
